Dix fonctionnalités cachées de Power PDF que vous ignoriez peut-être

Bien que les logiciels PDF soient devenus aussi indispensables de nos jours que les e-mails et la caféine, on estime généralement que les utilisateurs n'exploitent qu'une infime partie des capacités réelles de leurs logiciels, et certainement pas les fonctionnalités cachées de Power PDF.

Par conséquent, si vous travaillez avec Tungsten Power PDF, vous risquez de passer à côté de certaines fonctionnalités qui pourraient améliorer votre efficacité en utilisant les capacités dont vous disposez.

Dans ce document, nous explorerons de nombreux conseils et astuces pour optimiser votre productivité avec Power PDF et transformer votre façon d'effectuer diverses tâches. Voici dix astuces pour exploiter pleinement le potentiel de Power PDF et devenir un expert en documents !

1. Utilisation du « dossier de surveillance » pour automatiser les processus

L'automatisation est l'une des astuces les plus négligées de Power PDF . Le dossier de surveillance de Power PDF pourrait vous faire gagner un temps précieux et vous affranchir des conversions manuelles au format PDF.

Power PDF peut être configuré pour surveiller un dossier spécifique sur votre ordinateur ou votre réseau. Lorsqu'un fichier est déposé dans ce dossier, Power PDF le convertit automatiquement au format PDF, sans que vous ayez besoin de lancer Power PDF à chaque fois pour configurer un flux de travail.

2. Rédaction véritable – Suppression effective plutôt que dissimulation

De nombreux utilisateurs commettent la même erreur : ils dessinent un rectangle noir sur un contenu sensible et croient que ce contenu est désormais protégé. En réalité, une personne ayant des connaissances en informatique peut généralement supprimer ce rectangle et accéder au contenu en dessous.

Grâce à cette fonctionnalité cachée de Power PDF , le contenu est définitivement supprimé de la structure sous-jacente du document ; ainsi, les numéros de sécurité sociale, les clauses juridiques confidentielles et les informations financières ne peuvent plus être récupérés après l’enregistrement du fichier.

3. Outil de saisie de formulaires

La plupart d'entre nous ont déjà rencontré le formulaire PDF « plat », qui est une image sans possibilité de saisir de texte dans les zones prévues à cet effet ; cela vous oblige souvent à imprimer le formulaire, à le remplir à la main, puis à le numériser à nouveau sur votre ordinateur.

L'une des fonctionnalités cachées de Power PDF est l'outil Form Typer. Ce dernier utilise des algorithmes pour déterminer la position logique de tous les champs à remplir dans un document statique et crée des zones de texte à remplir là où c'est nécessaire.

4. Fenêtres d'application multiples

Power PDF simplifie considérablement votre espace de travail en éliminant le désordre des multiples fenêtres d'applications ouvertes. L'une des principales avancées est l'intégration des onglets : chaque nouveau document ouvert est accessible via son propre onglet dans une seule fenêtre.

Cette navigation intuitive, de type navigateur, vous permet de passer d'un fichier à l'autre sans effort, de garder votre bureau organisé et de ne jamais perdre le fil de votre travail lors de projets multi-documents, ce qui en fait une astuce de productivité formidable pour Power PDF.

5. Mode d'assemblage des documents

Le mode d'assemblage de documents permet de fusionner plusieurs documents et de créer un document unique à partir de sources multiples. Les utilisateurs peuvent glisser-déposer les pages à l'emplacement souhaité.

Le mode d'assemblage de documents est utile aux utilisateurs qui créent des documents volumineux comportant plusieurs pages ou des fichiers provenant de sources diverses. Ils n'ont plus besoin d'utiliser plusieurs fenêtres ni de gérer les problèmes de mise en forme ; il leur suffit de glisser-déposer les pages ou sections individuelles dans leur document final.

6. Comparaison des documents

Vous est-il déjà arrivé d'avoir deux versions d'un contrat – une version que vous avez envoyée uniquement au client, et l'autre version qui vous a été retournée par ce dernier – et de vous demander ce qui avait exactement changé ?

Power PDF Compare est un outil de comparaison performant conçu pour les utilisateurs souhaitant comparer deux versions d'un même fichier et identifier clairement leurs différences. Grâce à sa fonction de comparaison, chaque différence est affichée dans un format clair et concis. Le rapport de comparaison présente en détail toutes les modifications apportées aux deux fichiers : ajouts, suppressions et modifications.

7. Comment personnaliser votre interface à ruban

Votre productivité est importante, c'est pourquoi nous avons créé l'interface ruban de type Microsoft Office que vous voyez dans Power PDF. Ainsi, les nouveaux utilisateurs apprécieront sa simplicité d'utilisation. Cependant, beaucoup ignorent la possibilité de personnaliser la barre d'outils ruban.

Si vous constatez que la fonction « Tampon » est peu utilisée, mais que vous utilisez plus fréquemment les fonctions Filigrane ou Extraire les pages, vous pouvez personnaliser votre barre d’outils Ruban afin que ces outils apparaissent plus rapprochés sur votre écran que les autres.

Vous gagnerez de précieuses secondes sur chaque tâche si vous parvenez à extraire ces outils du fouillis du ruban grâce à cette astuce de productivité Power PDF.

8. Importer directement des données PDF dans Excel

Il est fréquent de rencontrer des problèmes de mise en forme et de nombreuses cellules fusionnées lors du copier-coller d'informations de tableau depuis un PDF vers une feuille de calcul Excel. En revanche, grâce au système de conversion de données intelligent de Power PDF, vous pouvez importer directement dans Excel uniquement les informations pertinentes du tableau.

De plus, vous pouvez utiliser l'outil de sélection de zone pour mettre en surbrillance uniquement le tableau que vous souhaitez convertir en Excel, en veillant à ce que le tableau conserve des colonnes et des lignes exactes, et en gagnant de précieuses secondes pour passer rapidement d'un rapport statique à un outil d'analyse de données.

Consultez les outils disponibles sur nos pages produits pour les deux Standard et Versions avancées .

9. Traitement avancé

Il est inutile de répéter sans cesse les mêmes tâches. Par exemple, si 50 documents différents doivent recevoir le même filigrane, être soumis à la même restriction de texte et placés dans le même dossier, effectuer toutes ces opérations manuellement sera extrêmement long.

Cependant, grâce aux astuces de productivité de Power PDF , vous pouvez créer un type de macro qui combine une série d'actions en une seule action ou commande, que vous pouvez appliquer simultanément à plusieurs fichiers.

10. Connexion aux systèmes de gestion documentaire et au stockage cloud

Dans un environnement de travail hybride, les fichiers sont souvent répartis sur plusieurs appareils, ce qui contribue à éliminer la possibilité qu'ils n'existent que sur un seul disque dur.

Power PDF offre une connexion transparente à Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive et Microsoft SharePoint directement depuis le menu « Fichier ». Grâce à cette connexion, vous pouvez ouvrir des fichiers dans SharePoint, les modifier et synchroniser ces modifications en toute simplicité.

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