Protection des informations personnelles identifiables dans les services financiers : pourquoi la rédaction est importante, même pour les documents archivés

14 août 2025

Auteure : Kirsten Gardner – Responsable marketing produit senior chez Tungsten Automation

Dans le contexte réglementaire actuel, les institutions financières sont soumises à une pression croissante pour protéger les données personnelles identifiables (DPI) dans l'ensemble de leurs opérations. L'enjeu est de taille : le défaut de protection des DPI peut entraîner de lourdes amendes, une atteinte à la réputation et des risques dont les organisations se passeraient bien. Face au renforcement des exigences de conformité et à la rigueur accrue des audits, les institutions financières doivent adopter des solutions robustes pour garantir la protection adéquate des données sensibles, tant dans les documents archivés que dans tous les flux de travail futurs.

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Pourquoi la protection des informations personnelles est essentielle

Les données personnelles identifiables (DPI) comprennent toutes les données permettant d'identifier une personne, telles que son nom, son numéro de compte, son adresse et ses informations financières. Dans le secteur financier, le volume et la sensibilité de ces données en font une cible privilégiée pour les cybercriminels et les autorités de réglementation. Toute mauvaise gestion des DPI – qu'il s'agisse de divulgation accidentelle, de partage inapproprié ou d'une dissimulation insuffisante – peut avoir de graves conséquences.

Pourquoi les documents archivés doivent être expurgés

Les documents anciens ne sont pas à l'abri des menaces modernes. De nombreuses institutions financières possèdent d'immenses archives – remontant parfois à plusieurs décennies – remplies de contrats, de relevés et de correspondances numérisés. Ces documents anciens contiennent souvent des données personnelles non expurgées, telles que des numéros de compte, des numéros d'identification fiscale, les noms et adresses des clients, ainsi que des détails sur les transactions. Sans protection, ces archives deviennent une véritable mine d'or pour les cybercriminels et représentent un risque majeur de non-conformité.

Des réglementations telles que la loi australienne sur la protection de la vie privée et la loi néo-zélandaise sur la protection de la vie privée imposent aux organisations de protéger toutes les données personnelles qu'elles détiennent, quelle que soit la date de leur collecte. Si une violation expose des informations personnelles identifiables (IPI) contenues dans des documents archivés, l'organisation reste passible de sanctions et doit en informer les personnes concernées. De fait, le Bureau du commissaire australien à l'information (OAIC) ​​a constaté une augmentation de 19 % des violations de données au cours du second semestre 2023 par rapport aux six mois précédents, le secteur financier étant l'un des plus touchés.

La menace croissante des violations de données

Les violations de données sont de plus en plus fréquentes et coûteuses. Selon le rapport 2023 d'IBM sur le coût des violations de données, le coût moyen mondial d'une violation de données a atteint 4,45 millions de dollars, un record absolu. En Australie, ce coût moyen s'élevait à 3,35 millions de dollars australiens. Le rapport de l'OAIC sur les violations de données à déclarer pour la période juillet-décembre 2024 a également révélé que 82 % des violations concernaient des informations de contact et 44 % des données financières.

Pour les particuliers, les conséquences d'une fuite de données peuvent être durables. La Commission australienne de la concurrence et de la consommation (ACCC) a indiqué que les Australiens ont perdu plus de 2 milliards de dollars à cause d'escroqueries en 2024, le vol d'identité et la fraude financière étant les principales causes.

Meilleures pratiques en matière de protection et de rédaction des informations personnelles

Pour relever ces défis, les institutions financières devraient adopter une approche à plusieurs niveaux :

1. Automatisation de la rédaction : utilisez des outils d’IA pour identifier et supprimer les informations personnelles identifiables dans les documents nouveaux et archivés, réduisant ainsi les erreurs humaines et garantissant la cohérence.
2. Établir des politiques claires : définir les données qui doivent être expurgées et mettre à jour régulièrement les politiques afin de refléter l’évolution de la réglementation.
3. Formation du personnel : s’assurer que les employés comprennent l’importance de la protection des données personnelles et savent comment gérer les données personnelles auxquelles ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions. S’assurer que tout le personnel respecte les directives relatives à la protection de l’accès aux systèmes de l’organisation.
4. Conserver les pistes d'audit : consigner toutes les activités de rédaction à des fins de responsabilisation et de préparation aux audits.
5. Partage sécurisé des données : Mettez en œuvre le chiffrement et les contrôles d’accès lors du partage de documents en externe.

Comment les solutions d'automatisation en tungstène assurent la conformité aux données personnelles

Les solutions d'automatisation de Tungsten offrent une gamme complète de fonctionnalités adaptées aux besoins uniques des institutions financières :

• Rédaction automatisée : grâce à l’intelligence artificielle, les solutions Tungsten Automation peuvent détecter et supprimer automatiquement les informations sensibles des documents anciens et nouveaux, garantissant ainsi une protection cohérente des données personnelles et réduisant le risque d’erreur humaine.
• Conversion et édition de documents : ces solutions permettent aux organisations de convertir des documents numérisés en fichiers consultables et modifiables, ce qui permet de gérer les risques de conformité dans les anciens systèmes de stockage de données et de rationaliser le processus de rédaction pour différents types de documents.
• Automatisation complète de la conformité : les solutions Tungsten Automation s’intègrent parfaitement aux flux de travail documentaires existants, offrant une automatisation de bout en bout pour la conformité, la préparation aux audits et la protection des données. Des fonctionnalités telles que les pistes d’audit, les contrôles d’accès et la surveillance en temps réel permettent aux institutions financières de démontrer leur conformité à tout moment.

Conclusion

Face à un contrôle réglementaire accru et à l'augmentation du volume de données sensibles, les institutions financières australiennes et néo-zélandaises ne peuvent se permettre de négliger la protection des données personnelles. L'anonymisation automatisée, appliquée rétrospectivement aux documents archivés et proactivement aux nouvelles données, est essentielle pour garantir la conformité, l'efficacité opérationnelle et la confiance des clients. La suite de solutions intelligentes de Tungsten Automation permet aux organisations financières de relever ces défis, assurant ainsi la protection des informations sensibles et la minimisation des risques de non-conformité.

N’attendez pas le prochain audit ou la prochaine fuite de données pour agir. Découvrez comment les solutions Tungsten Automation peuvent aider votre organisation à protéger les données personnelles et à anticiper les exigences réglementaires.

Source : Tungsten Automation