Protection des informations personnelles identifiables dans les services financiers : pourquoi la rédaction est importante, même pour les documents archivés

14 août 2025

Auteur : Kirsten Gardner - Responsable marketing produit senior chez Tungsten Automation

Dans le contexte réglementaire actuel, les institutions financières (IFS) sont soumises à une pression croissante pour protéger les informations personnelles identifiables (IPI) dans l'ensemble de leurs opérations. Les enjeux sont importants : ne pas protéger les IPI peut entraîner de lourdes amendes, une atteinte à la réputation et des risques inutiles pour les organisations. Face au durcissement des exigences de conformité et à la rigueur accrue des audits, les IFS doivent adopter des solutions robustes pour garantir la bonne rédaction des données sensibles, tant dans les documents archivés que dans tous les flux de travail futurs.

Le défi des informations personnelles identifiables dans les services financiers

Pourquoi la protection des informations personnelles identifiables est essentielle

Les informations personnelles identifiables (IPI) comprennent toutes les données permettant d'identifier une personne, telles que les noms, numéros de compte, adresses et informations financières. Dans le secteur financier, le volume et la sensibilité de ces données en font une cible privilégiée pour les cybercriminels et les autorités de contrôle. Une mauvaise gestion des IPI, qu'il s'agisse d'une divulgation accidentelle, d'un partage inapproprié ou d'une suppression inadéquate, peut avoir de graves conséquences.

Pourquoi les documents archivés doivent être expurgés

Les documents anciens ne sont pas à l'abri des menaces modernes. De nombreux FSI disposent de vastes archives, remontant parfois à plusieurs décennies, remplies de contrats, de relevés et de correspondances numérisés. Ces documents anciens contiennent souvent des informations personnelles identifiables non expurgées, telles que des numéros de compte, des numéros de dossier fiscal, des noms et adresses de clients et des détails de transactions. Sans protection, ces archives deviennent une mine d'or pour les cybercriminels et représentent un risque de conformité important.

Des réglementations telles que la loi australienne sur la protection de la vie privée et la loi néo-zélandaise sur la protection de la vie privée exigent des organisations qu'elles protègent toutes les données personnelles qu'elles détiennent, quelle que soit la date de leur collecte. Si une violation expose des informations personnelles identifiables (IPI) issues de documents archivés, l'organisation s'expose toujours à des sanctions et doit informer les personnes concernées. De fait, le Bureau du Commissaire australien à l'information (OAIC) ​​a signalé une augmentation de 19 % des violations de données au second semestre 2023 par rapport aux six mois précédents, le secteur financier étant l'un des plus touchés.

La menace croissante des violations de données

Les violations de données sont de plus en plus fréquentes et coûteuses. Selon le rapport 2023 d'IBM sur le coût d'une violation de données, le coût moyen mondial d'une violation de données a atteint 4,45 millions de dollars, un record historique. En Australie, le coût moyen d'une violation de données a été estimé à 3,35 millions de dollars australiens. Le rapport de l'OAIC sur les violations de données à déclaration obligatoire pour la période juillet-décembre 2024 a également révélé que 82 % des violations concernaient des coordonnées et 44 % des informations financières.

Pour les particuliers, les conséquences d'une violation de données peuvent être durables. La Commission australienne de la concurrence et de la consommation (ACCC) a indiqué que les Australiens ont perdu plus de 2 milliards de dollars à cause d'escroqueries en 2024, l'usurpation d'identité et la fraude financière étant les principales causes de ces pertes.

Meilleures pratiques en matière de protection et de rédaction des informations personnelles identifiables

Pour relever ces défis, les ISF doivent adopter une approche à plusieurs niveaux :

1. Automatisez la rédaction : utilisez des outils basés sur l'IA pour identifier et rédiger les informations personnelles identifiables dans les documents nouveaux et archivés, réduisant ainsi les erreurs humaines et garantissant la cohérence.
2. Établissez des politiques claires : définissez les données qui doivent être expurgées et mettez régulièrement à jour les politiques pour refléter l’évolution des réglementations.
3. Former le personnel : Assurez-vous que les employés comprennent l'importance de la protection des informations personnelles identifiables et la manière de les gérer dans le cadre de leurs fonctions. Assurez-vous que tout le personnel respecte les consignes de protection de l'accès aux systèmes de l'organisation.
4. Maintenir les pistes d’audit : suivre toutes les activités de rédaction pour la responsabilité et la préparation à l’audit.
5. Partage sécurisé des données : implémentez le cryptage et les contrôles d’accès lors du partage de documents en externe.

Comment les solutions d'automatisation Tungsten abordent la conformité aux informations personnelles identifiables

Les solutions Tungsten Automation offrent une suite complète de fonctionnalités adaptées aux besoins uniques des FSI :

• Rédaction automatisée : en tirant parti de l'intelligence artificielle, les solutions Tungsten Automation peuvent détecter et rédiger automatiquement les informations sensibles des documents historiques et nouveaux, garantissant ainsi une protection PII cohérente et réduisant le risque d'erreur humaine.
• Conversion et édition de documents : ces solutions permettent aux organisations de convertir des documents numérisés en fichiers consultables et modifiables, ce qui permet de gérer les risques de conformité dans les magasins de données hérités et de rationaliser le processus de rédaction sur différents types de documents.
• Automatisation de la conformité de bout en bout : les solutions Tungsten Automation s'intègrent parfaitement aux flux de travail documentaires existants, offrant une automatisation complète de la conformité, de la préparation aux audits et de la protection des données. Des fonctionnalités telles que les pistes d'audit, les contrôles d'accès et la surveillance en temps réel permettent aux institutions financières de démontrer leur conformité à tout moment.

Conclusion

Face à l'intensification de la surveillance réglementaire et à l'augmentation du volume de données sensibles, les institutions financières australiennes et néo-zélandaises ne peuvent se permettre de prendre des risques en matière de protection des informations personnelles identifiables. La rédaction automatisée, appliquée rétrospectivement aux documents archivés et proactivement aux nouvelles données, est essentielle pour la conformité, l'efficacité opérationnelle et la confiance des clients. La suite de solutions intelligentes de Tungsten Automation permet aux institutions financières de relever ces défis, en garantissant la protection des informations sensibles et en minimisant les risques de conformité.

N'attendez pas le prochain audit ou la prochaine violation de données pour agir. Découvrez comment les solutions Tungsten Automation peuvent aider votre organisation à protéger vos données personnelles et à anticiper les exigences réglementaires.

Source : Tungsten Automation