Melindungi PII dalam Perkhidmatan Kewangan: Mengapa Redaksi Penting, walaupun untuk Dokumen Arkib

14 Ogos 2025

Pengarang: Kirsten Gardner - Pengurus Pemasaran Produk Kanan di Tungsten Automation

Dalam persekitaran kawal selia hari ini, institusi perkhidmatan kewangan (FSI) berada di bawah tekanan yang semakin meningkat untuk melindungi maklumat peribadi (PII) merentasi semua operasi mereka. Pertaruhannya tinggi: kegagalan untuk melindungi PII boleh mengakibatkan denda yang besar, kerosakan reputasi dan risiko yang tidak diperlukan oleh organisasi. Memandangkan keperluan pematuhan semakin ketat dan audit menjadi lebih ketat, FSI mesti menerima pakai penyelesaian yang mantap untuk memastikan data sensitif disunting dengan betul—baik dalam dokumen yang diarkibkan mahupun dalam semua aliran kerja masa hadapan.

Cabaran PII dalam Perkhidmatan Kewangan

Mengapa Perlindungan PII Adalah Penting

PII merangkumi sebarang data yang boleh mengenal pasti individu, seperti nama, nombor akaun, alamat dan butiran kewangan. Dalam sektor kewangan, jumlah dan sensitiviti data ini menjadikannya sasaran utama bagi penjenayah siber dan penelitian kawal selia. Pengendalian PII yang salah—sama ada melalui pendedahan tidak sengaja, perkongsian yang tidak betul atau penyuntingan yang tidak mencukupi—boleh membawa akibat yang teruk.

Mengapa Dokumen Arkib Mesti Disunting

Dokumen lama tidak kebal daripada ancaman moden. Banyak FSI mempunyai arkib yang luas—kadangkala menjangkau beberapa dekad—dipenuhi dengan kontrak, penyata dan surat-menyurat yang diimbas. Dokumen legasi ini selalunya mengandungi PII yang tidak disunting, seperti nombor akaun, nombor fail cukai, nama pelanggan, alamat dan butiran transaksi. Jika dibiarkan tanpa perlindungan, arkib ini menjadi lombong emas bagi penjenayah siber dan risiko pematuhan yang ketara.

Peraturan seperti Akta Privasi Australia dan Akta Privasi New Zealand mewajibkan organisasi melindungi semua data peribadi yang mereka simpan, tanpa mengira bila ia dikumpulkan. Jika pelanggaran mendedahkan PII daripada dokumen yang diarkibkan, organisasi tersebut masih bertanggungjawab atas penalti dan mesti memaklumkan individu yang terjejas. Malah, Pejabat Pesuruhjaya Maklumat Australia (OAIC) ​​melaporkan peningkatan sebanyak 19% dalam pelanggaran data pada separuh kedua tahun 2023 berbanding enam bulan sebelumnya, dengan sektor kewangan menjadi salah satu industri yang paling terjejas.

Ancaman Pencerobohan Data yang Semakin Meningkat

Pelanggaran data menjadi semakin kerap dan mahal. Menurut Laporan Kos Pelanggaran Data IBM 2023, purata kos pelanggaran data global mencecah $4.45 juta, tertinggi dalam rekod. Di Australia, purata kos pelanggaran data dilaporkan pada AUD 3.35 juta. Laporan Pelanggaran Data yang Boleh Diberitahu OAIC untuk Julai–Disember 2024 juga mendapati bahawa 82% pelanggaran melibatkan maklumat hubungan dan 44% melibatkan butiran kewangan.

Bagi individu, akibat daripada pelanggaran data boleh berpanjangan. Suruhanjaya Persaingan dan Pengguna Australia (ACCC) melaporkan bahawa rakyat Australia kerugian lebih $2 bilion akibat penipuan pada tahun 2024, dengan kecurian identiti dan penipuan kewangan menjadi penyumbang utama.

Amalan Terbaik untuk Perlindungan dan Redaksi PII

Bagi menangani cabaran-cabaran ini, FSI harus menggunakan pendekatan berbilang lapisan:

1. Redaksi Automatik: Gunakan alatan berkuasa AI untuk mengenal pasti dan menyunting PII dalam dokumen baharu dan yang diarkibkan, sekali gus mengurangkan ralat manusia dan memastikan konsistensi.
2. Tetapkan Dasar yang Jelas: Tentukan data yang mesti disunting dan kemas kini dasar secara berkala untuk mencerminkan peraturan yang sentiasa berubah.
3. Latih Kakitangan: Pastikan pekerja memahami kepentingan perlindungan PII dan apa yang perlu dilakukan dengan sebarang maklumat PII yang mereka berinteraksi dalam peranan mereka. Pastikan semua kakitangan mematuhi garis panduan untuk melindungi akses kepada sistem organisasi.
4. Mengekalkan Jejak Audit: Jejaki semua aktiviti penyuntingan untuk akauntabiliti dan kesediaan audit.
5. Perkongsian Data Selamat: Laksanakan kawalan penyulitan dan akses apabila berkongsi dokumen secara luaran.

Bagaimana Penyelesaian Automasi Tungsten Menangani Pematuhan PII

Penyelesaian Automasi Tungsten menyediakan suit keupayaan komprehensif yang disesuaikan dengan keperluan unik FSI:

• Redaksi Automatik: Dengan memanfaatkan kecerdasan buatan, penyelesaian Automasi Tungsten dapat mengesan dan menyunting maklumat sensitif secara automatik daripada dokumen sejarah dan baharu, memastikan perlindungan PII yang konsisten dan mengurangkan risiko ralat manusia.
• Penukaran dan Penyuntingan Dokumen: Penyelesaian ini membolehkan organisasi menukar dokumen yang diimbas kepada fail yang boleh dicari dan diedit, sekali gus memungkinkan untuk menangani risiko pematuhan dalam stor data legasi dan memperkemas proses penyuntingan merentasi pelbagai jenis dokumen.
• Automasi Pematuhan Hujung-ke-Hujung: Penyelesaian Automasi Tungsten disepadukan dengan lancar dengan aliran kerja dokumen sedia ada, menyediakan automasi hujung-ke-hujung untuk pematuhan, kesediaan audit dan perlindungan data. Ciri-ciri seperti jejak audit, kawalan akses dan pemantauan masa nyata memastikan bahawa FSI boleh menunjukkan pematuhan pada bila-bila masa.

Kesimpulan

Ketika penelitian kawal selia semakin intensif dan jumlah data sensitif meningkat, FSI di Australia dan New Zealand tidak mampu mengambil risiko dengan perlindungan PII. Redaksi automatik—digunakan secara retrospektif pada dokumen yang diarkibkan dan secara proaktif pada data baharu—adalah penting untuk pematuhan, kecekapan operasi dan kepercayaan pelanggan. Suit penyelesaian pintar Tungsten Automation memperkasa organisasi kewangan untuk menghadapi cabaran ini secara langsung, memastikan maklumat sensitif kekal dilindungi dan risiko pematuhan diminimumkan.

Jangan tunggu audit atau pelanggaran data seterusnya untuk mengambil tindakan. Terokai bagaimana penyelesaian Automasi Tungsten dapat membantu organisasi anda melindungi PII dan terus mendahului tuntutan kawal selia.

Sumber: Automasi Tungsten