Melindungi PII dalam Perkhidmatan Kewangan: Mengapa Redaksi Penting, walaupun untuk Dokumen Arkib

14 Ogos 2025

Pengarang: Kirsten Gardner - Pengurus Pemasaran Produk Sr. di Tungsten Automation

Dalam persekitaran kawal selia hari ini, institusi perkhidmatan kewangan (FSI) berada di bawah tekanan yang semakin meningkat untuk melindungi maklumat pengenalan peribadi (PII) merentas semua operasi mereka. Pertaruhannya tinggi: kegagalan untuk melindungi PII boleh mengakibatkan denda yang besar, kerosakan reputasi dan risiko yang tidak diperlukan oleh organisasi. Memandangkan keperluan pematuhan semakin ketat dan audit menjadi lebih ketat, FSI mesti menggunakan penyelesaian yang mantap untuk memastikan data sensitif disunting dengan betul—dalam dokumen yang diarkibkan dan dalam semua aliran kerja masa hadapan.

Cabaran PII dalam Perkhidmatan Kewangan

Mengapa Perlindungan PII Adalah Kritikal

PII termasuk sebarang data yang boleh mengenal pasti individu, seperti nama, nombor akaun, alamat dan butiran kewangan. Dalam sektor kewangan, volum dan sensitiviti data ini menjadikannya sasaran utama untuk kedua-dua penjenayah siber dan pemeriksaan kawal selia. Kesalahan pengendalian PII—sama ada melalui pendedahan tidak sengaja, perkongsian tidak wajar atau redaksi yang tidak mencukupi—boleh membawa akibat yang teruk.

Mengapa Dokumen Arkib Mesti Disunting

Dokumen lama tidak terlepas daripada ancaman moden. Banyak FSI mempunyai arkib yang luas—kadangkala menjangkau beberapa dekad—diisi dengan kontrak, penyata dan surat-menyurat yang diimbas. Dokumen warisan ini selalunya mengandungi PII yang tidak disunting, seperti nombor akaun, nombor fail cukai, nama pelanggan, alamat dan butiran transaksi. Jika dibiarkan tanpa perlindungan, arkib ini menjadi lubuk emas bagi penjenayah siber dan risiko pematuhan yang ketara.

Peraturan seperti Akta Privasi Australia dan Akta Privasi New Zealand memerlukan organisasi untuk melindungi semua data peribadi yang mereka pegang, tidak kira bila data itu dikumpulkan. Jika pelanggaran mendedahkan PII daripada dokumen yang diarkibkan, organisasi masih bertanggungjawab terhadap penalti dan mesti memberitahu individu yang terjejas. Malah, Pejabat Pesuruhjaya Maklumat Australia (OAIC) ​​melaporkan peningkatan 19% dalam pelanggaran data pada separuh kedua 2023 berbanding enam bulan sebelumnya, dengan sektor kewangan menjadi salah satu industri yang paling terjejas.

Peningkatan Ancaman Pelanggaran Data

Pelanggaran data menjadi lebih kerap dan mahal. Menurut Laporan Kos Pelanggaran Data 2023 IBM, kos purata global bagi pelanggaran data mencecah $4.45 juta, yang tertinggi dalam rekod. Di Australia, kos purata pelanggaran data dilaporkan pada AUD 3.35 juta. Laporan Pelanggaran Data Boleh Dimaklumkan OAIC untuk Julai–Disember 2024 juga mendapati bahawa 82% daripada pelanggaran melibatkan maklumat hubungan, dan 44% melibatkan butiran kewangan.

Bagi individu, akibat daripada pelanggaran data boleh berpanjangan. Suruhanjaya Persaingan dan Pengguna Australia (ACCC) melaporkan bahawa rakyat Australia kehilangan lebih $2 bilion akibat penipuan pada 2024, dengan kecurian identiti dan penipuan kewangan menjadi penyumbang utama.

Amalan Terbaik untuk Perlindungan dan Redaksi PII

Untuk menangani cabaran ini, FSI harus menggunakan pendekatan pelbagai lapisan:

1. Automatikkan Redaksi: Gunakan alat berkuasa AI untuk mengenal pasti dan menyunting PII dalam kedua-dua dokumen baharu dan yang diarkibkan, mengurangkan ralat manusia dan memastikan konsistensi.
2. Wujudkan Dasar yang Jelas: Tentukan data yang mesti disunting dan kemas kini dasar secara kerap untuk mencerminkan peraturan yang berkembang.
3. Melatih Kakitangan: Pastikan pekerja memahami kepentingan perlindungan PII dan perkara yang perlu dilakukan dengan sebarang maklumat PII yang mereka berinteraksi dalam peranan mereka. Pastikan semua kakitangan mematuhi garis panduan untuk melindungi akses kepada sistem organisasi.
4. Kekalkan Jejak Audit: Jejaki semua aktiviti redaksi untuk kebertanggungjawaban dan kesediaan audit.
5. Perkongsian Data Selamat: Laksanakan penyulitan dan kawalan akses apabila berkongsi dokumen secara luaran.

Cara Penyelesaian Automasi Tungsten Menangani Pematuhan PII

Penyelesaian Automasi Tungsten menyediakan rangkaian keupayaan komprehensif yang disesuaikan dengan keperluan unik FSI:

• Redaksi Automatik: Memanfaatkan kecerdasan buatan, penyelesaian Automasi Tungsten secara automatik boleh mengesan dan menyunting maklumat sensitif daripada kedua-dua dokumen sejarah dan baharu, memastikan perlindungan PII yang konsisten dan mengurangkan risiko kesilapan manusia.
• Penukaran dan Penyuntingan Dokumen: Penyelesaian ini membolehkan organisasi menukar dokumen yang diimbas kepada fail yang boleh dicari dan boleh diedit, menjadikannya mungkin untuk menangani risiko pematuhan dalam stor data lama dan menyelaraskan proses redaksi merentas pelbagai jenis dokumen.
• Automasi Pematuhan Hujung ke Hujung: Penyelesaian Automasi Tungsten disepadukan dengan lancar dengan aliran kerja dokumen sedia ada, menyediakan automasi hujung ke hujung untuk pematuhan, kesediaan audit dan perlindungan data. Ciri seperti jejak audit, kawalan akses dan pemantauan masa nyata memastikan FSI boleh menunjukkan pematuhan pada bila-bila masa.

Kesimpulan

Apabila pemeriksaan kawal selia semakin intensif dan volum data sensitif bertambah, FSI di Australia dan New Zealand tidak mampu mengambil peluang dengan perlindungan PII. Redaksi automatik—digunakan secara retrospektif pada dokumen yang diarkibkan dan secara proaktif pada data baharu—adalah penting untuk pematuhan, kecekapan operasi dan kepercayaan pelanggan. Rangkaian penyelesaian pintar Tungsten Automation memperkasakan organisasi kewangan untuk menghadapi cabaran ini secara berterusan, memastikan maklumat sensitif kekal dilindungi dan risiko pematuhan diminimumkan.

Jangan tunggu audit atau pelanggaran data seterusnya untuk mengambil tindakan. Terokai cara penyelesaian Automasi Tungsten boleh membantu organisasi anda melindungi PII dan mendahului tuntutan kawal selia.

Sumber: Automasi Tungsten